Ideale quando
Usi Gmail e vuoi includere nell'esportazione PDF solo un progetto, una persona, un anno o un tema specifico, non l'intera casella di posta.
Guida passo passo per l'esportazione da Gmail. Guida Gmail
Esporta Gmail in PDF
Il flusso più pulito per Gmail è questo: metti tutti i messaggi che vuoi sotto un'unica etichetta dedicata di Gmail, esporta solo quell'etichetta tramite Google Takeout e poi apri il file .mbox risultante in MailboxPDF.
Versione rapida
Se vuoi solo la versione breve, fai queste quattro cose:
- 1. Crea un'etichetta Gmail solo per questa esportazione.
- 2. Applica quell'etichetta a ogni conversazione che vuoi nell'archivio PDF.
- 3. In Google Takeout, esporta solo la posta Gmail di quell'etichetta invece di tutta la posta.
- 4. Apri il file
.mboxscaricato in MailboxPDF ed esporta il formato PDF che preferisci.
Ti serve
Un browser desktop, accesso al tuo account Gmail, spazio sufficiente per scaricare l'archivio di Takeout e MailboxPDF per la conversione finale.
Risultato finale
Uno o più PDF creati da un sottoinsieme mirato di Gmail, invece di una gigantesca esportazione di tutti i messaggi dell'account.
Perché questa guida parte da una sola etichetta
Un'etichetta di esportazione dedicata crea un confine chiaro intorno alla posta che vuoi davvero. Significa anche che non devi riorganizzare o spostare prima la casella di posta originale.
Mantiene l'esportazione mirata
Etichetta solo le conversazioni che vuoi archiviare, poi esporta quel sottoinsieme invece di prendere tutto.
È più facile da verificare
Prima di creare l'archivio Takeout, puoi fare clic sull'etichetta in Gmail e confermare che l'insieme da esportare sia corretto.
Funziona bene per lavori ripetuti
Se fai questa operazione più di una volta, puoi riutilizzare lo stesso nome per l'etichetta di esportazione ogni volta e svuotarla dopo.
Passo dopo passo
Leggi solo le parti in grassetto se vuoi il percorso breve. Le note aggiuntive sotto ogni passaggio sono lì per chi lo fa per la prima volta e vuole più contesto.
- 1
Trova la posta che vuoi davvero
Inizia in Gmail e restringi la casella di posta prima di esportare. Cerca per mittente, destinatario, parole chiave nell'oggetto, intervallo di date o qualsiasi altra ricerca di Gmail che ti avvicini all'archivio desiderato.
- Pensa per sottoinsiemi: un progetto, un cliente, un anno o un tema di solito si esportano in modo più pulito rispetto a tutto insieme.
- Tieni aperta la ricerca: rende più facile etichettare tutte le conversazioni corrispondenti senza perdere il punto in cui eri arrivato.
- 2
Crea un'etichetta dedicata all'esportazione
Crea un'etichetta specifica per questa esportazione, ad esempio
mailboxpdf-export, e applicala a ogni conversazione che vuoi includere.- Usa un nome temporaneo per l'etichetta: qualcosa di evidente renderà più semplice la pulizia in seguito.
- Etichetta a lotti, se necessario: se la tua ricerca copre molte pagine, continua finché ogni conversazione corrispondente non è etichettata.
- Controlla la vista dell'etichetta prima di esportare: fai clic sull'etichetta in Gmail e conferma che contenga solo i messaggi che desideri.
- 3
Usa Google Takeout per esportare solo quell'etichetta
Apri Google Takeout, deseleziona tutto e poi seleziona solo Mail. Nelle opzioni di Mail, restringi l'esportazione in modo che includa solo l'etichetta che hai creato invece di tutta la posta.
- Non esportare l'intera casella di posta se non ti serve: questa guida è pensata per mantenere l'archivio mirato.
- Scegli un archivio normale scaricabile: una volta pronta l'esportazione, Google ti invierà un link via email oppure lo metterà nella destinazione di consegna che hai scelto.
- 4
Scarica l'archivio e trova il file
.mboxQuando Takeout ha finito, scarica l'archivio, estrailo e individua all'interno l'esportazione della posta Gmail. È quel file che aprirai in MailboxPDF.
- Estrai completamente il download: non provare ad aprire l'archivio direttamente dal file zip o tar.
- Tieni insieme l'esportazione: metti la cartella estratta in un posto facile da trovare prima di passare a MailboxPDF.
- 5
Apri MailboxPDF ed esporta l'archivio PDF
Carica il file
.mboxesportato, visualizzane l'anteprima, scegli se vuoi un solo PDF, uno per email oppure uno per conversazione e poi salva il risultato finale.- Usa l'anteprima prima di salvare: è il modo più rapido per confermare di aver esportato il giusto sottoinsieme di Gmail.
- Scegli il raggruppamento che corrisponde all'archivio: un file per un record compatto oppure file separati per archiviazione e consegna più semplici.
Domande frequenti
Questi sono i punti che più spesso creano difficoltà quando qualcuno prova questa procedura per la prima volta.
Devo spostare i messaggi in una cartella?
No. Questa guida ruota attorno a un'etichetta dedicata, così puoi segnare i messaggi che vuoi senza riorganizzare prima la casella di posta.
Cosa succede se l'esportazione è troppo grande?
Dividi il lavoro in etichette più piccole, ad esempio un anno alla volta oppure un progetto alla volta, ed esporta ogni etichetta separatamente.
E se avessi etichettato solo una parte dei risultati della ricerca?
Torna in Gmail, riapri la ricerca o la vista dell'etichetta e assicurati che ogni conversazione che vuoi sia inclusa prima di creare di nuovo l'archivio Takeout.