向いている場面
Gmail を使っていて、PDF にしたいのが特定のプロジェクト、人、年、話題だけで、メール全体ではない場合です。
Gmail の手順ガイド。 Gmail ガイド
Gmail を PDF に書き出す
Gmail で一番わかりやすい流れは、必要なメールを 1 つの専用ラベルにまとめ、そのラベルだけを Google Takeout で書き出し、できた .mbox を MailboxPDF で開く方法です。
短い手順
まず短く知りたい場合は、次の 4 つだけで大丈夫です。
- 1. この書き出し専用の Gmail ラベルを 1 つ作ります。
- 2. PDF アーカイブに入れたい会話すべてに、そのラベルを付けます。
- 3. Google Takeout では、メール全体ではなく、そのラベルの Gmail メールだけを書き出します。
- 4. ダウンロードした
.mboxを MailboxPDF で開き、必要な PDF 形式で書き出します。
必要なもの
デスクトップのブラウザー、Gmail アカウントへのアクセス、Takeout アーカイブを保存する空き容量、そして最後の変換用に MailboxPDF が必要です。
仕上がり
アカウント内の全メールを巨大に書き出すのではなく、必要な Gmail の一部分だけから 1 つまたは複数の PDF を作れます。
このガイドが 1 つのラベルから始まる理由
専用の書き出しラベルを使うと、本当に必要なメールだけにきれいな境界を作れます。元のメールボックスを並べ替えたり移動したりする必要もありません。
書き出し対象を絞りやすい
アーカイブしたい会話だけにラベルを付け、その部分だけを書き出せます。
確認しやすい
Takeout アーカイブを作る前に、Gmail でラベルを開いて、内容が正しいか確かめられます。
繰り返し作業にも向いている
何度も行う場合でも、同じラベル名を再利用して、終わったら外せます。
手順
短い流れだけ見たい場合は太字部分だけ読めば十分です。各ステップの下の補足は、初めて行う人向けの追加説明です。
- 1
まず、本当に必要なメールを見つける
Gmail で書き出し前に対象を絞ります。送信者、受信者、件名キーワード、日付範囲など、必要なアーカイブに近づける Gmail 検索を使ってください。
- 小さな単位で考える: 1 つのプロジェクト、1 人の相手、1 年分、1 つの話題のほうが、全部まとめてよりきれいに書き出しやすいです。
- 検索結果は開いたままにする: そのままの状態で、該当する会話すべてにラベルを付けやすくなります。
- 2
専用の書き出しラベルを作る
たとえば
mailboxpdf-exportのような、この書き出し専用のラベルを作り、含めたい会話すべてに付けます。- 一時的だとわかる名前にする: 後で片付けやすくなります。
- 必要なら何回かに分けて付ける: 検索結果が多い場合は、必要な会話すべてに付くまで続けてください。
- 書き出し前にラベル表示を確認する: Gmail でそのラベルを開き、必要なメッセージだけが入っていることを確かめます。
- 3
Google Takeout でそのラベルだけを書き出す
まず Google Takeout を開き、すべての選択を外してから Mail だけを選びます。その後、Mail のオプションで、メール全体ではなく作成したラベルだけを含めるように絞り込みます。
- 必要ないなら全メールを出力しない: このガイドはアーカイブを必要な範囲だけに絞るためのものです。
- 通常のダウンロード形式を選ぶ: 書き出しの準備ができると、Google はリンクをメールで送るか、選んだ保存先に配置します。
- 4
アーカイブをダウンロードして
.mboxを見つけるTakeout の処理が終わったら、アーカイブをダウンロードして展開し、中にある Gmail のメール書き出しを見つけます。それが MailboxPDF で開くファイルです。
- 必ず最後まで展開する: zip や tar の中から直接開かないでください。
- 展開後のフォルダーはまとめて置く: MailboxPDF に移る前に、見つけやすい場所に保存しておくと便利です。
- 5
MailboxPDF を開いて PDF アーカイブを書き出す
書き出した
.mboxを読み込み、プレビューで確認し、1 つの PDF、メールごと、会話ごとのいずれかを選んで保存します。- 保存前にプレビューを使う: 正しい Gmail の一部分を出力したかを確かめる一番速い方法です。
- アーカイブに合ったまとまり方を選ぶ: 1 ファイルでコンパクトに残すことも、分割して整理しやすくすることもできます。
よくある質問
初めて試すときに、特につまずきやすい点です。
メッセージをフォルダーに移す必要はありますか？
ありません。このガイドは専用ラベルを前提にしているので、メールボックスを並べ替えずに必要なメッセージだけを指定できます。
書き出しが大きすぎる場合は？
1 年ごと、1 プロジェクトごとなど、小さなラベルに分けて、それぞれ別々に書き出してください。
検索結果の一部にしかラベルを付けていなかったら？
Gmail に戻って検索やラベル表示をもう一度開き、必要な会話がすべて含まれていることを確認してから、Takeout をやり直してください。