Ideaal wanneer
Je Gmail gebruikt en alleen een specifiek project, persoon, jaar of onderwerp in de PDF-export wilt, niet je hele mailbox.
Stapsgewijze gids voor Gmail-export. Gmail-gids
Exporteer Gmail naar PDF
De schoonste Gmail-werkwijze is: zet alle berichten die je wilt onder één speciaal Gmail-label, exporteer alleen dat label via Google Takeout en open daarna het resulterende .mbox-bestand in MailboxPDF.
Snelle route
Als je alleen de korte versie wilt, doe dan deze vier dingen:
- 1. Maak één Gmail-label alleen voor deze export.
- 2. Pas dat label toe op elk gesprek dat je in het PDF-archief wilt opnemen.
- 3. Exporteer in Google Takeout alleen Gmail-mail voor dat label in plaats van alle mail.
- 4. Open het gedownloade
.mbox-bestand in MailboxPDF en exporteer het gewenste PDF-formaat.
Je hebt nodig
Een desktopbrowser, toegang tot je Gmail-account, genoeg ruimte om het Takeout-archief te downloaden en MailboxPDF voor de uiteindelijke conversie.
Eindresultaat
Eén of meer PDF's opgebouwd uit een gerichte Gmail-selectie, in plaats van een gigantische export van elk bericht in het account.
Waarom deze gids begint met één label
Een speciaal exportlabel geeft je een duidelijke grens rond de mail die je echt wilt. Het betekent ook dat je de oorspronkelijke mailbox niet eerst hoeft te reorganiseren of te verplaatsen.
Het houdt de export gericht
Label alleen de gesprekken die je wilt archiveren en exporteer vervolgens die selectie in plaats van alles.
Het is makkelijker te controleren
Voordat je het Takeout-archief maakt, kun je op het label in Gmail klikken en bevestigen dat de exportselectie klopt.
Het werkt goed voor herhaalwerk
Als je dit vaker doet, kun je elke keer dezelfde exportlabelnaam hergebruiken en die daarna weer leegmaken.
Stap voor stap
Lees alleen de vetgedrukte delen als je de korte route wilt. De extra notities onder elke stap zijn er voor wie dit voor het eerst doet en meer context wil.
- 1
Zoek de mail die je echt wilt
Begin in Gmail en beperk de mailbox voordat je exporteert. Zoek op afzender, ontvanger, trefwoorden in het onderwerp, datumbereik of een andere Gmail-zoekopdracht die je dicht bij het archief brengt dat je wilt hebben.
- Denk in deelverzamelingen: één project, één klant, één jaar of één onderwerp exporteert meestal schoner dan alles in één keer.
- Laat de zoekopdracht open: zo kun je alle overeenkomende gesprekken makkelijker labelen zonder je plek kwijt te raken.
- 2
Maak één speciaal exportlabel
Maak een label speciaal voor deze export, zoals
mailboxpdf-export, en pas het toe op elk gesprek dat je wilt opnemen.- Gebruik een tijdelijke labelnaam: iets duidelijks maakt het later makkelijker om op te ruimen.
- Label in batches als dat nodig is: als je zoekopdracht veel pagina's beslaat, ga dan door totdat elk passend gesprek is gelabeld.
- Controleer de labelweergave voordat je exporteert: klik op het label in Gmail en bevestig dat het alleen de berichten bevat die je wilt.
- 3
Gebruik Google Takeout om alleen dat label te exporteren
Open Google Takeout, vink alles uit en selecteer daarna alleen Mail. Beperk in de Mail-opties de export zodat alleen het label dat je hebt gemaakt wordt meegenomen in plaats van alle mail.
- Exporteer niet de hele mailbox als dat niet nodig is: deze gids is bedoeld om het archief gericht te houden.
- Kies een normaal downloadbaar archief: zodra de export klaar is, mailt Google je een link of plaatst die op de afleverbestemming die je hebt gekozen.
- 4
Download het archief en zoek het
.mbox-bestandNadat Takeout klaar is, download je het archief, pak je het uit en zoek je daarin de Gmail-mailexport. Dat is het bestand dat je in MailboxPDF opent.
- Pak de download volledig uit: probeer het archief niet direct vanuit het zip- of tarbestand te openen.
- Houd de export bij elkaar: zet de uitgepakte map ergens neer waar je die makkelijk terugvindt voordat je overschakelt naar MailboxPDF.
- 5
Open MailboxPDF en exporteer het PDF-archief
Laad het geëxporteerde
.mbox-bestand, bekijk het voorbeeld, kies of je één PDF wilt, één per e-mail of één per gesprek, en sla daarna het eindresultaat op.- Gebruik eerst het voorbeeld voordat je opslaat: dat is de snelste manier om te bevestigen dat je de juiste Gmail-selectie hebt geëxporteerd.
- Kies de groepering die bij het archief past: één bestand voor een compact archief, of gesplitste bestanden voor makkelijker archiveren en overdragen.
Veelgestelde vragen
Dit zijn de punten waar mensen meestal over struikelen als ze dit voor het eerst proberen.
Moet ik berichten naar een map verplaatsen?
Nee. Deze gids is opgebouwd rond een speciaal label, zodat je de berichten kunt markeren die je wilt zonder eerst de mailbox te reorganiseren.
Wat als de export te groot is?
Splits het werk op in kleinere labels, bijvoorbeeld één jaar per keer of één project per keer, en exporteer elk label apart.
Wat als ik maar een deel van de zoekresultaten heb gelabeld?
Ga terug naar Gmail, open de zoekopdracht of labelweergave opnieuw en zorg dat elk gesprek dat je wilt is opgenomen voordat je het Takeout-archief opnieuw maakt.