Najlepsze gdy
Używasz Gmaila i w eksporcie PDF chcesz uwzględnić tylko konkretny projekt, osobę, rok albo temat, a nie całą skrzynkę.
Przewodnik krok po kroku dla eksportu z Gmaila. Przewodnik Gmail
Eksport Gmaila do PDF
Najprostszy sposób pracy z Gmailem wygląda tak: umieść wszystkie wiadomości, które chcesz zachować, pod jedną dedykowaną etykietą Gmaila, wyeksportuj tylko tę etykietę przez Google Takeout, a potem otwórz powstały plik .mbox w MailboxPDF.
Szybka ścieżka
Jeśli chcesz tylko krótką wersję, zrób te cztery rzeczy:
- 1. Utwórz jedną etykietę Gmail tylko dla tego eksportu.
- 2. Przypisz tę etykietę do każdej rozmowy, którą chcesz uwzględnić w archiwum PDF.
- 3. W Google Takeout wyeksportuj tylko pocztę Gmail dla tej etykiety zamiast całej poczty.
- 4. Otwórz pobrany plik
.mboxw MailboxPDF i wyeksportuj taki układ PDF, jaki chcesz.
Potrzebujesz
Przeglądarki na komputerze, dostępu do konta Gmail, wystarczająco dużo miejsca na pobranie archiwum Takeout oraz MailboxPDF do końcowej konwersji.
Efekt końcowy
Jeden albo kilka plików PDF utworzonych z wybranego fragmentu Gmaila zamiast ogromnego eksportu wszystkich wiadomości z konta.
Dlaczego ten przewodnik zaczyna od jednej etykiety
Dedykowana etykieta eksportu wyznacza wyraźną granicę wokół wiadomości, których naprawdę chcesz. Oznacza to też, że nie musisz wcześniej reorganizować ani przenosić oryginalnej skrzynki.
Utrzymuje eksport w konkretnym zakresie
Oznacz etykietą tylko te rozmowy, które chcesz zarchiwizować, a potem wyeksportuj ten fragment zamiast wszystkiego.
Łatwiej to sprawdzić
Zanim utworzysz archiwum Takeout, możesz kliknąć etykietę w Gmailu i potwierdzić, że zakres eksportu wygląda poprawnie.
Dobrze działa przy powtarzalnych zadaniach
Jeśli robisz to więcej niż raz, możesz za każdym razem używać tej samej nazwy etykiety eksportu i czyścić ją po zakończeniu.
Krok po kroku
Przeczytaj tylko pogrubione części, jeśli chcesz krótszą wersję. Dodatkowe notatki pod każdym krokiem są dla osób robiących to po raz pierwszy i potrzebujących więcej kontekstu.
- 1
Znajdź wiadomości, których naprawdę potrzebujesz
Zacznij w Gmailu i zawęź skrzynkę przed eksportem. Wyszukuj po nadawcy, odbiorcy, słowach kluczowych w temacie, zakresie dat albo dowolnym innym zapytaniu Gmaila, które przybliży Cię do archiwum, którego chcesz.
- Myśl o wydzielonych częściach: jeden projekt, jeden klient, jeden rok albo jeden temat zwykle eksportuje się czyściej niż wszystko naraz.
- Pozostaw wyszukiwanie otwarte: dzięki temu łatwiej oznaczysz wszystkie pasujące rozmowy bez gubienia miejsca.
- 2
Utwórz jedną dedykowaną etykietę eksportu
Utwórz etykietę specjalnie dla tego eksportu, na przykład
mailboxpdf-export, i przypisz ją do każdej rozmowy, którą chcesz uwzględnić.- Użyj tymczasowej nazwy etykiety: coś oczywistego ułatwi późniejsze porządki.
- Oznaczaj partiami, jeśli trzeba: jeśli wyszukiwanie obejmuje wiele stron, kontynuuj, aż każda pasująca rozmowa będzie oznaczona.
- Sprawdź widok etykiety przed eksportem: kliknij etykietę w Gmailu i upewnij się, że zawiera tylko te wiadomości, których potrzebujesz.
- 3
Użyj Google Takeout do eksportu tylko tej etykiety
Otwórz Google Takeout, odznacz wszystko, a następnie wybierz tylko Mail. W opcjach Mail zawęź eksport tak, aby obejmował tylko utworzoną etykietę zamiast całej poczty.
- Nie eksportuj całej skrzynki, jeśli nie musisz: ten przewodnik ma utrzymać archiwum w konkretnym zakresie.
- Wybierz zwykłe archiwum do pobrania: gdy eksport będzie gotowy, Google wyśle link mailem albo umieści go w wybranym miejscu dostarczenia.
- 4
Pobierz archiwum i znajdź plik
.mboxPo zakończeniu Takeout pobierz archiwum, rozpakuj je i znajdź w środku eksport poczty Gmail. To właśnie ten plik otworzysz w MailboxPDF.
- Rozpakuj pobrany plik w całości: nie próbuj otwierać archiwum bezpośrednio z pliku zip albo tar.
- Trzymaj eksport razem: umieść rozpakowany folder w łatwym do znalezienia miejscu, zanim przejdziesz do MailboxPDF.
- 5
Otwórz MailboxPDF i wyeksportuj archiwum PDF
Załaduj wyeksportowany plik
.mbox, obejrzyj podgląd, wybierz czy chcesz jeden PDF, jeden na e-mail czy jeden na rozmowę, a następnie zapisz wynik końcowy.- Użyj podglądu przed zapisaniem: to najszybszy sposób, by potwierdzić, że wyeksportowano właściwy fragment Gmaila.
- Wybierz grupowanie pasujące do archiwum: jeden plik dla zwartego zapisu albo osobne pliki dla łatwiejszego porządkowania i przekazywania dalej.
Najczęstsze pytania
To kwestie, które najczęściej sprawiają trudność przy pierwszej próbie.
Czy muszę przenosić wiadomości do folderu?
Nie. Ten przewodnik opiera się na dedykowanej etykiecie, dzięki której możesz oznaczyć potrzebne wiadomości bez wcześniejszej reorganizacji skrzynki.
Co zrobić, jeśli eksport jest zbyt duży?
Podziel pracę na mniejsze etykiety, na przykład po jednym roku albo po jednym projekcie, i eksportuj każdą etykietę osobno.
Co jeśli oznaczyłem etykietą tylko część wyników wyszukiwania?
Wróć do Gmaila, otwórz ponownie wyszukiwanie albo widok etykiety i upewnij się, że każda rozmowa, której potrzebujesz, jest uwzględniona przed ponownym utworzeniem archiwum Takeout.