Лучше всего подходит, если
Вы используете Gmail и хотите выгрузить в PDF только конкретный проект, человека, год или тему, а не весь почтовый ящик.
Пошаговое руководство по Gmail. Инструкция Gmail
Экспорт Gmail в PDF
Самый чистый сценарий для Gmail такой: соберите все нужные письма под одной отдельной меткой Gmail, выгрузите только эту метку через Google Takeout, а затем откройте полученный .mbox в MailboxPDF.
Короткий путь
Если нужна только краткая версия, сделайте эти четыре вещи:
- 1. Создайте одну метку Gmail специально для этого экспорта.
- 2. Примените эту метку ко всем цепочкам, которые должны попасть в PDF-архив.
- 3. В Google Takeout экспортируйте только Gmail-почту этой метки, а не весь ящик.
- 4. Откройте загруженный
.mboxв MailboxPDF и экспортируйте PDF в нужном формате.
Что понадобится
Настольный браузер, доступ к аккаунту Gmail, достаточно места для архива Takeout и MailboxPDF для окончательного преобразования.
Результат
Один или несколько PDF-файлов из точного поднабора Gmail, а не огромная выгрузка всех писем в аккаунте.
Почему это руководство начинается с одной метки
Отдельная экспортная метка дает четкую границу вокруг нужной вам почты. Кроме того, не нужно заранее перестраивать или перемещать исходный ящик.
Экспорт остается точным
Отметьте только те цепочки, которые хотите архивировать, и экспортируйте именно этот поднабор, а не все подряд.
Проверить проще
Перед созданием архива Takeout можно нажать на метку в Gmail и убедиться, что набор сообщений правильный.
Подходит для повторяющихся задач
Если вы делаете это не в первый раз, можно использовать одно и то же имя метки и очищать ее после выгрузки.
Шаг за шагом
Если нужен короткий путь, читайте только выделенные жирным части. Дополнительные заметки под каждым шагом рассчитаны на тех, кто делает это впервые и хочет больше контекста.
- 1
Сначала найдите именно ту почту, которая вам нужна
Начните в Gmail и сузьте выбор до экспорта. Ищите по отправителю, получателю, ключевым словам темы, диапазону дат или любому другому поиску Gmail, который приближает вас к нужному архиву.
- Думайте поднаборами: один проект, один клиент, один год или одна тема обычно экспортируются чище, чем весь ящик сразу.
- Оставьте поиск открытым: так легче проставить метки всем подходящим цепочкам, не теряя место.
- 2
Создайте отдельную экспортную метку
Сделайте метку специально для этого экспорта, например
mailboxpdf-export, и примените ее ко всем цепочкам, которые должны войти в архив.- Используйте временное имя: что-то очевидное упростит очистку позже.
- При необходимости метите пакетами: если поиск охватывает много страниц, продолжайте, пока не будут отмечены все нужные цепочки.
- Проверьте вид метки перед экспортом: откройте метку в Gmail и подтвердите, что в ней только нужные письма.
- 3
Используйте Google Takeout, чтобы выгрузить только эту метку
Откройте Google Takeout, снимите все галочки и затем выберите только Mail. В параметрах Mail ограничьте выгрузку так, чтобы туда вошла только созданная метка, а не вся почта.
- Не экспортируйте весь ящик без необходимости: это руководство специально построено так, чтобы архив оставался точным и компактным.
- Выберите обычный загружаемый архив: когда экспорт будет готов, Google пришлет ссылку или положит архив в выбранное место доставки.
- 4
Скачайте архив и найдите
.mboxКогда Takeout завершит работу, скачайте архив, распакуйте его и найдите внутри почтовый экспорт Gmail. Именно этот файл вы откроете в MailboxPDF.
- Распакуйте архив полностью: не пытайтесь открывать его прямо из zip- или tar-файла.
- Держите экспорт вместе: положите распакованную папку в место, которое легко найти, прежде чем переходить в MailboxPDF.
- 5
Откройте MailboxPDF и экспортируйте PDF-архив
Загрузите экспортированный
.mbox, просмотрите результат, выберите: один PDF, один PDF на письмо или один PDF на беседу, а затем сохраните итог.- Используйте предварительный просмотр перед сохранением: это самый быстрый способ убедиться, что выгружен правильный поднабор Gmail.
- Выберите группировку под ваш архив: один файл для компактного хранения или раздельные файлы для более удобной подшивки и передачи.
Частые вопросы
Это моменты, на которых люди чаще всего спотыкаются при первой попытке.
Нужно ли переносить письма в папку?
Нет. Руководство специально построено вокруг отдельной метки, чтобы вы могли отметить нужные письма без перестройки ящика.
Что делать, если экспорт слишком большой?
Разбейте задачу на меньшие метки, например по одному году или одному проекту, и экспортируйте каждую отдельно.
Что делать, если я отметил только часть результатов поиска?
Вернитесь в Gmail, снова откройте поиск или вид метки и убедитесь, что включены все нужные цепочки, прежде чем заново запускать Takeout.