Passar bäst när
Du använder Gmail och bara vill ha ett visst projekt, en viss person, ett visst år eller ämne i PDF-exporten, inte hela brevlådan.
Steg-för-steg-guide för Gmail-export. Gmail-guide
Exportera Gmail till PDF
Det renaste Gmail-flödet är att lägga alla meddelanden du vill ha under en särskild Gmail-etikett, exportera bara den etiketten via Google Takeout och sedan öppna den resulterande .mbox-filen i MailboxPDF.
Snabbversion
Om du bara vill ha den korta versionen, gör de här fyra sakerna:
- 1. Skapa en Gmail-etikett bara för den här exporten.
- 2. Använd etiketten på varje konversation som ska finnas i PDF-arkivet.
- 3. I Google Takeout exporterar du bara Gmail-post för den etiketten i stället för all e-post.
- 4. Öppna den nedladdade
.mbox-filen i MailboxPDF och exportera i det PDF-format du vill ha.
Du behöver
En datorwebbläsare, tillgång till ditt Gmail-konto, tillräckligt med utrymme för att ladda ned Takeout-arkivet och MailboxPDF för själva konverteringen.
Slutresultat
En eller flera PDF-filer byggda från en avgränsad del av Gmail i stället för en enorm export av alla meddelanden.
Varför den här guiden börjar med en etikett
En särskild exportetikett ger en tydlig gräns runt den e-post du faktiskt vill ha. Du behöver inte heller flytta eller organisera om originalbrevlådan först.
Exporten hålls fokuserad
Märk bara de konversationer du vill arkivera och exportera just den delmängden i stället för allt.
Det är lättare att dubbelkolla
Innan du skapar Takeout-arkivet kan du klicka på etiketten i Gmail och se att urvalet ser rätt ut.
Det fungerar bra för återkommande jobb
Om du gör detta flera gånger kan du återanvända samma etikett och rensa den efteråt.
Steg för steg
Läs bara de fetmarkerade delarna om du vill ha den korta vägen. De extra noteringarna under varje steg finns där för förstagångsanvändaren som vill ha mer sammanhang.
- 1
Hitta först den e-post du faktiskt vill ha
Börja i Gmail och smalna av brevlådan innan du exporterar. Sök på avsändare, mottagare, ämnesord, datumintervall eller någon annan Gmail-sökning som för dig närmare det arkiv du vill ha.
- Tänk i delmängder: ett projekt, en kund, ett år eller ett ämne exporteras oftast renare än allt på en gång.
- Låt sökningen vara öppen: då blir det lättare att märka alla matchande konversationer utan att tappa bort dig.
- 2
Skapa en särskild exportetikett
Gör en etikett specifikt för den här exporten, till exempel
mailboxpdf-export, och använd den på varje konversation som ska ingå.- Använd ett tillfälligt namn: något tydligt gör städningen enklare senare.
- Märk i omgångar om det behövs: om sökningen täcker många sidor, fortsätt tills alla relevanta konversationer är märkta.
- Kontrollera etikettvyn före export: klicka på etiketten i Gmail och bekräfta att den bara innehåller de meddelanden du vill ha.
- 3
Använd Google Takeout för att exportera bara den etiketten
Öppna Google Takeout, avmarkera allt och välj sedan bara Mail. Begränsa därefter exporten så att den bara innehåller etiketten du skapade, inte all e-post.
- Exportera inte hela brevlådan om du inte behöver det: den här guiden är gjord för att hålla arkivet fokuserat.
- Välj ett vanligt nedladdningsbart arkiv: när exporten är klar skickar Google en länk eller placerar den i vald leveransdestination.
- 4
Ladda ned arkivet och hitta
.mboxNär Takeout är klart laddar du ned arkivet, packar upp det och letar upp Gmail-exporten inuti. Det är filen du sedan öppnar i MailboxPDF.
- Packa upp hela nedladdningen: försök inte öppna arkivet direkt från zip- eller tar-filen.
- Behåll exporten samlad: lägg den uppackade mappen på en plats där du enkelt hittar den igen innan du byter till MailboxPDF.
- 5
Öppna MailboxPDF och exportera PDF-arkivet
Ladda den exporterade
.mbox-filen, förhandsgranska resultatet, välj om du vill ha en PDF, en per e-post eller en per konversation och spara sedan slutresultatet.- Använd förhandsgranskning innan du sparar: det är det snabbaste sättet att bekräfta att du exporterade rätt del av Gmail.
- Välj gruppering som passar arkivet: en fil för ett kompakt arkiv eller uppdelade filer för enklare arkivering och överlämning.
Vanliga frågor
Det här är de punkter som oftast ställer till det första gången någon försöker.
Måste jag flytta meddelanden till en mapp?
Nej. Den här guiden bygger på en särskild etikett så att du kan markera de meddelanden du vill ha utan att först organisera om brevlådan.
Vad händer om exporten blir för stor?
Dela upp jobbet i mindre etiketter, till exempel ett år eller ett projekt i taget, och exportera varje etikett separat.
Vad händer om jag bara märkte en del av sökresultaten?
Gå tillbaka till Gmail, öppna sökningen eller etikettvyn igen och kontrollera att alla konversationer du vill ha finns med innan du skapar Takeout-arkivet igen.